瀬尾です。
ビジネスをしていると、とにかく忙しいですよね。
私は常に
「日頃の業務をもっと楽にしてくれるものはないのか！？」
と思って生きています。
クライアントや相談にいらした方のお話を聞いていると
「このWebツール使えばもっと楽になりますよ」
とお話しすることが多々あります。
ということで、今回は業務効率化にオススメなツール11選をご紹介します。
名刺管理
1.名刺管理アプリ Eight
あなたは交換した後の名刺をどうやって管理していますか？
私はEight一択です。
私は名刺を交換するようになってすぐにこのアプリを入れたので、名刺管理アプリを使っていない人がどうやって管理しているのか想像もできません。
名刺をスマホで撮影するとその場ですぐに取り込んでくれます。
このアプリを入れればスマホですぐに相手の名刺情報を確認できますので、名刺ファイルを持ち歩く必要もありません。
（なので、たまに名刺ファイルを持ち歩いている営業さんとお会いするとびっくりしてしまいます）
10枚超えてくるとスキャンが手間ですが、その時はエイトに取り込むためのスキャナーですぐに取り込めます。
これはどこでもスキャンというサービスで、レンタルオフィスやカフェを中心に設置されているようです。
郵送でもスキャンしてくれるみたいです。
あなたのオフィスの近くにあるなら強く利用をオススメします。
バックアップ
PCで仕事をしている以上、バックアップは必須ですよね。
いつ壊れるかなんてわからないですし、いつ壊れたって困ります。
HDDでバックアップをこまめにするというのも一つの手ですが、ちょっと面倒。
そこで私はバックアップ作業をなくすために、以下の2つを使っています。
2.Dropbox
パソコン本体の中ではなく、クラウド上にフォルダやファイルを保存しておくサービスです。
wifi環境にさえいれば、瞬時にクラウド上に保存してくれるので、バックアップいらずです。
これさえあればスマホからでもファイルを呼び出して閲覧することも可能です。
インストールしてしまえばいつものフォルダの中にDropboxが追加されています。
使い方に悩むこともありません。
私のパソコンは全ファイルがDropbox内に入っています。
ちなみに人と共有することも簡単なので、特定の誰かにメールでファイルを毎回送っているならいますぐインストールすることをオススメします。
3.Evernote
Evernoteはメモアプリですが、Dropboxと同じようにクラウド上にメモを保存してくれますのでバックアップいらずです。
スマホもPCも対応しているので、ちょっとしたメモを入れておくのに便利です。
私はDropboxの中にメモが散乱するのが嫌で使っています。
私の場合
・ブログの下書き
・メルマガの下書き
・連絡メールの定型文
・ちょっとしたメモ
などをどんどんこの中に入れておきます。
そういえば、iPhoneのメモアプリもMacと同期できますね。
それでもEvernoteがオススメなのは、中でカテゴリ別に分けられるのでデータが散乱しません。
データを探す時間が無駄なので、自分の整理しやすいようにカテゴライズしておきましょう。
申込み管理
申込みフォームについてもよく質問を受けるので私が使っているものをご紹介します。
Webで問い合わせや申し込みが欲しいなら、必須なのはEFO（エントリーフォーム最適化）です。
簡単にいうと、申し込みやすさのことです。
お客がより申し込みやすいフォームはなんなのかというのを考えた結果、使うのは大体以下の4つです。
4.フォームメーラー
問い合わせやアンケートなどの、単純なフォームならフォームメーラー がオススメです。
無料で5つまでフォームを使え、スマホにも対応しています。
使い方も簡単です。
フォームメーラーのいいところの一つは、フォームの上部にフォームタイトルとは別に500文字くらいまでテキストを書くことができます。
フォームを記入させる誘導文が書けるので、コピーライティングができる人にはかなりオススメです。
ちなみに、無料プランだと質問は7項目以上設定できません。
なので多くの質問のあるアンケートなどだとgoogleフォームの方がいいと思います。
ただし、一般的な申し込みを想定するなら7項目もあれば十分でしょう。
質問の項目数が多くなればなるほど、申し込みにくくなります。
フォームメーラーは無料プランだと強制的に質問が7項目に絞られるので、こちらがいますぐにとるべき顧客情報は何かを考えなければなりません。
という意味でも、いいサービスです。
（フォームメーラー 側の意図とは違うと思いますが…）
5.SELECTTYPE
サロンやパーソナルのジム、マンツーマンのレッスンなど、予約型のサービスで良い申し込みフォームがないか聞かれると、いつもSELECTTYPEをオススメします。
無料でも使えますが、7日間先までの予約しか撮れません。
無料プランは予約フォームの動きをチェックするためにデモ的に使うことを想定されているのだと思います。
月額1500円で30日先、月額3000円で90日先までの予約が取れます。
低価格帯の予約フォームだと最も申し込みまでがスムーズに設計されています。
私の経験上、他のフォームとこのフォームでABテストしたところ、広告から初回体験予約の獲得率が2倍近くなります。
というのも、まず予約型のフォームは
・予約日時
・顧客情報
の両方を獲得しなければなりません。
これをお客目線で考えてみましょう。
全く知らない初めてのサービスにWebから申し込むことを考えてください。
いきなり個人情報を入力するのと、希望の日時から入力するのでは、どちらの方が心理的なハードルが低いでしょうか？
SELECTTYPEはカレンダーでまず予約可能日時を表示し、予約の日程を選ばせます。
その後、名前や連絡先などの個人情報を入力に進みます。
これだけ聞くと、
「たったそれだけのこと？」
と思うかもしれません。
しかし多くのサービスは最初に会員登録を迫るなど、先に顧客情報を獲得する導線になっています。
このフォーム、Google広告の計測タグにも対応しているので、広告から新規予約が欲しい方はぜひ使ってみてもらいたいサービスです。
6.Peatix
セミナーやイベントなどで、事前決裁をしたい場合はPeatixが使いやすいです。
申し込みなどは元々フォームメーラーで管理していたのですが・・・
当日の現金のやり取りが面倒臭くてこれを使うようになりました。
事前決裁はキャンセル率も下がりますしね。
Peatixは販売手数料（4.9%+99円）のみで使うことができます。
イベントを立ち上げるとフォームは自動生成されるので、特にややこしい設定もありません。
7.エキスパ
とはいえ、HITOPROのセミナーの受付はpeatixじゃないんですよ。
これはメルマガ配信システムを中心に、セミナー開催やコンテンツ販売などもできるネットビジネスに特化したサービスです。
販売手数料はクレジットカード6.5%と若干高めですが、価格によってはpeatixとさほど変わりません。
セミナー開催までのリマインドメールなども自動送信ができるので利便性は高いです。
メルマガなども利用しているなら、ここでセミナーなども一括管理すると便利だと思います。
決済関連
ビジネスをしていて面倒臭いのは入金管理です。
そこで入金管理をちょっと楽にするツールをご紹介します。
8.Square
現金や銀行振込は入金管理がちょっと面倒くさい。
そこでクレジットカード決済です。
特にキャッシュレス化が叫ばれる昨今、導入しておいたほうがいいかもしれませんね。
手軽に導入できるクレジット決済は色々ありますが、導入が楽で入金サイクルが早いものを選びたいところ。
Squareはとにかく入金サイクルが早いです。
みずほ銀行と三井住友銀行なら振込手数料無料で翌営業日には振り込まれています。
導入も簡単ですし、クラウド会計ソフトとも連携できます。
請求書機能を使えば、メールで相手にクレジット決済リンクを送ることもできます。
あと、地味にメリットなのがデザインがシンプルでブランディングを損なわないことですね。
楽天ペイとかだと楽天色の強いデザインでうるさいので…
9.会費ペイ
入金管理で最も大変なのが、月謝や月会費などの月額利用料の徴収です。
あのお客さんは振込、あのお客さんはクレジットカード、、、
と管理しているととてもしんどいです。
会費ペイでは初期費用から月謝まで、一括で管理できます。
口座引き落としにもクレジットカード、コンビニ支払いにも対応しています。
決済ができなかった場合、自動でリマインドメールを送ってくれます。
一つの管理画面でできるので楽チンです。
デメリットがあって、若干システムのデザインが古い感じで慣れるまで使いにくいのが正直なところ。
サポートは手厚いので大きな問題はないのですが…。
もしもっと便利な月額利用料の徴収方法を知っている方がいれば教えて下さい。
コミュニケーションツール
チームでお仕事する人や、社内のミーティング、ちょっとした打ち合わせなどでやり取りを円滑にするツールをご紹介します。
10.ChatWork
プライベートではメールはLINEに取って代わられましたよね。
同じようにビジネスで使えるラインのようなチャットツールは色々ありますが、メジャーなのがChatWorkではないでしょうか。
私はアシスタント業務をお願いしている方にリモートで働いてもらっているのですが、やり取りは全てチャットワークで完結します。
添付ファイルはもちろん、タスクも管理できるのでとても便利です。
自分のタスクも相手のタスクも管理できます。
11.ZOOM
オンラインミーティングは相手と自分の移動時間を削減できます。
オンラインミーティングといえば、少し前までSkypeでしたね。
そのSkypeよりも電波が安定していると言って流行りだしたのがZOOMです。
正直スカイプよりも電波が安定しているかというと、私の実感としてはどっちもどっちな気がしています。
ただ、Skypeと違っていいところは、相手がZOOMのアプリやソフトを使っていなくても使えることです。
こちらがZOOMから招待URLを発行すれば、相手はリンクを開くだけでオンラインミーティングが始まります。
相手がパソコンに疎くても簡単にオンラインミーティングができるのはいいですね。
打ち合わせ前のちょっとした雑談の時間がなくなり、サクサクと本題が進むのも魅力。
何かのプロジェクトのキックオフをオンラインでやるのは味気ないですが、いつものメンバーならZOOMで十分だなと思っています。
Webツールを使って業務を効率化しよう！
今回は事務的な作業について使えるサービスを、有名なものから、若干マニアックなものまで私が使い勝手が良いと思っているものをご紹介しました。
たまに
「たった3分や5分の削減？」
という人がいますが、大間違いだと思います。
例えば1日3分のことでも、年間で見ると18時間15分。
この18時間を事務作業ではなくもっと直接利益になる仕事に割くべきだと私は思っています。
あなたのビジネスのスタイルに合ったものを選んで、少しでも業務効率化が進めばいいなと思います。
